Tổ chức và người dùng
Dùng trang Quản trị tổ chức để tạo, sửa, xoá tài khoản, giao mật khẩu ban đầu và quản lý phiên đăng nhập.
Tài khoản người dùng thuộc về tổ chức, không thuộc về một project cụ thể. Owner tạo tài khoản một lần, sau đó link người dùng vào các project cần thiết với vai trò phù hợp.
Vai trò cần có
Phần tiêu đề “Vai trò cần có”Chỉ Owner. Admin của project không tạo được tài khoản; họ chỉ thêm người đã có tài khoản vào project của mình.
Trang Quản trị tổ chức
Phần tiêu đề “Trang Quản trị tổ chức”Owner được đưa tới trang Quản trị tổ chức sau khi đăng nhập, hoặc mở trang này từ ô chuyển project trên thanh trên cùng. Trang có ba mục:
- Tổng quan: bốn chỉ số Project, Người dùng, Chưa vào project nào (đăng nhập được nhưng chưa thấy project nào) và Chưa đăng nhập (tài khoản đã tạo nhưng chưa được dùng). Bên dưới là danh sách Tài khoản chưa đăng nhập và danh sách project.
- Project: mọi project trong tổ chức. Xem Project.
- Người dùng: mọi tài khoản trong tổ chức.
Tạo người dùng
Phần tiêu đề “Tạo người dùng”- Vào Người dùng, bấm Thêm người dùng.
- Nhập Tên và Email.
- Đặt Mật khẩu ban đầu, tối thiểu 12 ký tự. Bấm Tạo ngẫu nhiên để hệ thống sinh một mật khẩu mạnh.
- Bấm Thêm người dùng. Hộp Đã tạo tài khoản hiển thị URL đăng nhập, email và mật khẩu, kèm nút Sao chép.
- Gửi thông tin đăng nhập cho người dùng qua một kênh riêng và an toàn.
- Bấm Tiếp: link vào project để cấp vai trò trong project ngay.
Người dùng mới đăng nhập được ngay nhưng chưa thấy project nào cho tới khi được link. Dùng chỉ số Chưa vào project nào để tìm các tài khoản này.
Danh sách người dùng lọc được theo vai trò (Owner / Thành viên), theo trạng thái (Đã đăng nhập / Chưa đăng nhập) và theo project (Chưa vào project nào / Đã vào project).
Trang chi tiết người dùng
Phần tiêu đề “Trang chi tiết người dùng”Bấm vào một người dùng để mở trang chi tiết. Với một thành viên, trang có ba tab:
- Project & vai trò (tab mặc định): danh sách Project được link cùng vai trò trong từng project. Người dùng chỉ thấy các project có trong danh sách này.
- Link vào project: chọn project và vai trò, bấm Link.
- Đổi vai trò, hoặc Gỡ khỏi một project. Gỡ khỏi project có hiệu lực ngay: quyền cấp trực tiếp trên action bị thu hồi, lịch chạy bằng quyền của người đó bị tắt, job chưa xong bị huỷ.
- Dưới mỗi project là khối Môi trường, cho biết người đó vào được môi trường nào và với vai trò gì. Môi trường open hiển thị “mở cho mọi thành viên”. Với môi trường restricted, dùng Cấp quyền vào kèm Vai trò tối đa, hoặc Thu hồi quyền vào. Admin của project vào được mọi môi trường và không bị giới hạn vai trò.
- Hồ sơ: sửa tên hiển thị.
- Bảo mật: Đặt lại mật khẩu cho người dùng.
Owner không cần được link vào project (owner là owner của mọi project), nên trang của một owner chỉ có tab Hồ sơ và Bảo mật. Trang này không cho phép sửa hoặc xoá một owner khác của tổ chức.
Phiên đăng nhập và thu hồi phiên
Phần tiêu đề “Phiên đăng nhập và thu hồi phiên”Phiên đăng nhập tự gia hạn khi người dùng đang làm việc. Có ba cách chấm dứt phiên của một người dùng:
| Thao tác | Người thực hiện | Kết quả |
|---|---|---|
| Đặt lại mật khẩu (tab Bảo mật) | Owner | Người dùng bị đăng xuất khỏi mọi thiết bị. |
| Đổi mật khẩu (menu tài khoản) | Chính người dùng | Chỉ tab đang dùng được giữ đăng nhập; các tab và thiết bị khác bị đăng xuất. Cần nhập mật khẩu hiện tại. |
| Xoá người dùng | Owner | Người dùng bị đăng xuất và không đăng nhập được nữa. |
Nếu nhập sai mật khẩu hiện tại quá nhiều lần khi đổi mật khẩu, thao tác bị tạm khoá; giao diện cho biết số phút phải chờ.
Người dùng quên mật khẩu cần nhờ owner dùng Đặt lại mật khẩu. Hệ thống không có luồng tự khôi phục mật khẩu qua email.
Xoá người dùng
Phần tiêu đề “Xoá người dùng”Ở trang chi tiết, chọn Xoá người dùng và xác nhận. Khi xoá:
- Người dùng bị gỡ khỏi mọi project, mất mọi quyền được cấp trực tiếp và bị đăng xuất.
- Lịch chạy bằng quyền của người dùng bị tắt; job do họ tạo chưa xong bị huỷ.
- Nhật ký và lịch sử chạy được giữ lại để truy vết.
Owner không xoá được chính mình hoặc owner khác.